Как пространственные решения в офисе мешают людям работать. Противостояние фрилансера и офисного клерка как двух типов отношения к организации рабочего времени старо как мир и, будем честными, надуманно. Есть виды деятельности, для которых необязательно быть в офисе, есть и другие — где без «присутствия» не обойтись. Во втором случае заботу об условиях труда сотрудников берет на себя работодатель. Признаем честно: иногда получается не блестяще. Мы собрали основные жалобы сотрудников, связанные с оптимизацией офисного пространства. Может, еще не поздно вмешаться и все исправить?

Проблема внутри

Начнем с внутреннего пространства офиса — в конце концов, большинство сотрудников по восемь часов в день проводит именно здесь. Что мешает им больше всего? Именно этот вопрос в течение нескольких лет задавали сотрудникам компаний-клиентов в компании PRIDEX с тем, чтобы учитывать наиболее распространенные жалобы при проектировании новых офисов.

В обобщенном виде результат опроса примерно десяти тысяч сотрудников без малого сотни московских офисов дал следующий результат: людям сильнее всего мешает работать отсутствие личного пространства, шум, плохие вентиляция и освещение.

На первом месте среди всех жалоб (48 процентов опрошенных) — кто бы мог подумать? Именно плохая вентиляция. Но если вдуматься, этот конфликт знаком каждому, кто вынужден подолгу находиться в замкнутом пространстве с людьми другого «температурного режима».

Один жить не может без свежего воздуха, другой простужается, как только предложение открыть окно зимой произносят вслух. К сожалению, прямого решения, которое бы устроило всех, конфликт не имеет, разве что — поддержание «золотой середины». Важно, чтобы центральная инженерия бизнес-центра была рассчитана на то количество сотрудников, которое в нем работает (реально же людей обычно бывает больше, чем может обеспечить комфортом инженерия). Бывает и так, что арендатор сам — ради экономии — уменьшает количество воздухораспределяющих устройств.

Вторую строчку «антирейтинга» (27 процентов сотрудников) занимает слишком плотная рассадка. Людям не хватает места для документов и бумаг, а коллеги частенько находятся слишком близко в течение дня. Это мешает и с точки зрения повышенных децибел, да и личное пространство страдает.

Причина очевидна: экономия арендатора на квадратных метрах. Возможные пути минимизации дискомфорта для сотрудников — грамотное зонирование опен-спейсов, а также развитие общественных пространств — не только переговорных, но и игровых комнат, лаунжей, индивидуальных пространств для телефонных переговоров. В общем, стоит продумать, куда сотрудник может время от времени без ущерба для дела сбегать от коллектива.

Третья и четвертая строчки (по 24 процента досталось каждой из жалоб), по сути, дублируют и вторую, и друг друга — шум и нехватка переговорных. Слишком громкие разговоры по телефону, визиты гостей утомляют сотрудников, да и слишком большое количество людей в помещении создает постоянные шумовые помехи. Как вариант решения проблемы, хотя бы частичного —акустические перегородки между рабочими местами. Кроме того, в острых случаях, поможет акустический потолок, который сдерживает распространение звука по опен-спейс. И да, переговорные (или их суррогат) необходимы! Встречи не стоит проводить прямо на рабочем месте. Лучше уж выйти в кофейню.

Замыкает пятерку плохое освещение (чуть более 20 процентов). В основном жалуются на мощность светильников, нехватка естественного освещения, как ни странно, встречается лишь периодически. Ну что тут скажешь: лучше мощные лампы, чем плохое качество работы из-за повышенной утомляемости и плохой концентрации в темное время года, которое, к слову, длится несколько месяцев. Да и солнечных дней, как мы помним, в Москве всего 75 в году, в остальное время приходится как-то выкручиваться.

Это не я, это они!

Помимо собственно рабочего места, в течение для офисный сотрудник неминуемо посещает, как минимум, столовую. И даже если с обедом не складывается, уж мимо охраны не проходит никто. Без своих специфических проблем не обходится и тут.

«Чаще всего недовольство арендаторов вызывают операторы питания в БЦ и работа службы безопасности, — рассказывает Нелля Имаметдинова, заместитель директора департамента офисной недвижимости компании Praedium. — С некачественной едой в столовой борются многочисленными письмами и жалобами УК с просьбами сменить оператора питания, иногда это работает. С охраной бывает сложнее».

Например, в одном из бизнес-центров класса «А» на северо-западе Москвы, делится примером эксперт, охрана бдительна настолько, что проводит многочисленные долгие досмотры даже среди сотрудников БЦ. Арендаторы жалуются на то, что неприветливые мужчины с харизмой бывших спецназовцев отпугивают потенциальных клиентов компаний, приезжающих в офис, заставляя их проходить многочисленные процедуры верификации и досмотра.

Конфликты с управляющей компанией по части пропускной системы — частое явление, но возникают они обычно по вине самих арендаторов, встает на сторону охранников Иван Соколов, директор по эксплуатации Sperry Van Ness Eastward Property Management: «Часто сотрудники забывают предупредить посетителей о необходимости иметь документ, удостоверяющий личность при посещении офиса. Наткнувшись на отказ охраны пустить гостя без документов, возмущаются. Если же сотрудники охраны проявляют лояльность и спокойно пускают незнакомцев в здание, управляющие компании потом сталкиваются с жалобами на пропажу ценных вещей из офисов».

Сергей Кудрявцев, управляющий партнер PRIDEX, отмечает, что вопрос поддержания безопасности внутри офиса решается системой контроля и управления доступом: «Подобные решения являются эффективным способом борьбы с проникновением в офис посторонних, нивелируя возможность навязчивой торговли, попрошайничества, воровства».

При этом, по словам руководителя коммерческого отдела RD Construction Ольги Леоновой, установка такой системы сама по себе может стать причиной возникновения негатива у сотрудников — в основном, правда, этот эффект бывает кратковременным. «Бывает, что система контроля доступа воспринимается сотрудниками как система слежения, — говорит эксперт. — Эта проблема обычно легко решается путем донесения информации до сотрудников об истинном назначении системы, которая обеспечивает их безопасность, а также позволяет исключить человеческий фактор».

Мария Онучина, директор департамента управления объектами NAI Becar (Москва), приводит еще один забавный случай, связанный с контролем доступа: «Мы никак не думали, что внедрение на одном из наших проектов системы контроля доступа с парковки в здании, приведет к недовольству инструкторов фитнеса (один из арендаторов на объекте). В процессе оказалось, инструкторы стали вынуждены официально проводить все индивидуальные тренировки с клиентами. Так мы помогли арендатору увеличить выручку».

Так что система контроля доступа — решение со всех сторон полезное. Ну а основная рекомендация для работодателя, связанная с общественными зонами — следить за ситуацией с общепитом и не лениться взаимодействовать с управляющей компанией, если в этой сфере что-то неладно. В конце концов, даже если арендатора-столовую быстро поменять при падении качества и не получится, можно организовать дополнительную точку питания «с колес». А сотрудники будут сыты и довольны.

Альбина Лебедева

• Сергей Кудрявцев, управляющий партнер PRIDEX: Гипотетически, недовольство со стороны ряда сотрудников возможно при переезде в новый офис, организованный по современным планировочным решениям, то есть предусматривающий небольшое количество кабинетов для нескольких топ-менеджеров, и размещающий рабочие места большей части сотрудников в открытом помещении. В таком случае, сотрудники, привыкшие к отдельным кабинетам или небольшим отдельным помещениям, в которых размещается каждый департамент, могут испытывать дискомфорт.
• Мария Онучина, директор департамента управления объектами NAI Becar (Москва): Часто вызывает недовольство неверный выбор ресторанного оператора. «Высокие цены», «однообразная еда», «хамство», «грязно» — это самые распространённые жалобы сотрудников на столовую. Поэтому крайне важно взвешенно и профессионально подойти к выбору такого арендатора. Конечно, предлагаемая арендная ставка — это важно, но также важно и чтобы сервис нравился арендаторам. При выборе оператора важно грамотно организовать тендер, подготовить подробное ТЗ, отражающее все важные аспекты, которые далее лягут в основу договора. Вплоть до деталей: количество горячих блюд, салатов и супов в день, минимальное число дней до повторения меню и так далее.
• Сергей Родионов, технический директор Sperry Van Ness Eastward Property Management: Иногда, в погоне за прибылью, собственник принимает решение переделать помещение, используемое для столовой или кафе, в офис. Тут без негатива со стороны офисных работников не обходится, особенно если цены в столовой были невысокие. Повышение цен в столовой также одна из частых причин для недовольства сотрудников. Нивелировать негатив здесь гораздо сложнее. Большинство сотрудников предпочитают не связывать рост цен в столовой с ростом цен на продукты.